Acordo de Tratamento de Dados

Última revisão: 2026/08/19 01:35

O presente Acordo de Tratamento de Dados Pessoais ("Acordo") integra as condições contratuais aplicáveis à utilização do Facturalusa e regula o tratamento de dados pessoais efectuado pela Infolusa - Soluções Informáticas, NIF 514360216, através do Facturalusa, por conta dos seus clientes, nos termos do artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 ("RGPD").

Para efeitos do presente Acordo, a entidade em nome da qual é utilizada cada subscrição Facturalusa e que determina as finalidades e os meios essenciais do tratamento dos dados pessoais nela introduzidos é designada por Responsável pelo Tratamento, sendo a Infolusa - Soluções Informáticas designada por Subcontratante.

A) Âmbito e objecto do Acordo

1. O presente Acordo aplica-se aos dados pessoais que o Responsável pelo Tratamento introduza, armazene, consulte, organize ou trate através de uma subscrição Facturalusa e relativamente aos quais o Subcontratante actue por sua conta.
2. O tratamento tem por objecto a disponibilização das funcionalidades do Facturalusa, incluindo a gestão de clientes, emissão, processamento, arquivo e consulta de documentos, envio de documentos por correio electrónico, exportação de informação, cópias de segurança, recuperação de dados, assistência técnica e, quando seleccionada pelo Responsável pelo Tratamento, comunicação de informação à Autoridade Tributária e Aduaneira através dos meios disponibilizados pelo Serviço.
3. O presente Acordo não se aplica aos tratamentos em que o Subcontratante determine autonomamente as respectivas finalidades e meios, designadamente os necessários à gestão de contas de utilizador, autenticação, relação contratual, facturação e cobrança da própria subscrição Facturalusa, comunicações administrativas, segurança do Serviço e cumprimento das obrigações legais próprias do Subcontratante. Esses tratamentos são regulados pela Política de Privacidade do Facturalusa e pela legislação aplicável.

B) Duração do tratamento

1. O tratamento é efectuado durante a vigência da subscrição e enquanto seja necessário à prestação do Serviço.
2. A cessação ou expiração da subscrição não determina a eliminação de dados cuja conservação seja exigida pela legislação fiscal, contabilística ou por outra disposição legal aplicável.
3. Os dados sujeitos a obrigação legal de conservação serão mantidos durante os períodos legalmente aplicáveis, ficando o respectivo tratamento limitado às finalidades que justificam a sua conservação e a outras obrigações legais que sejam aplicáveis.

C) Natureza e finalidade do tratamento

1. O Subcontratante tratará os dados pessoais exclusivamente para prestar, manter, proteger e prestar assistência ao Serviço Facturalusa, de acordo com as instruções documentadas do Responsável pelo Tratamento e com as obrigações legais aplicáveis.
2. A utilização das funcionalidades do Facturalusa pelo Responsável pelo Tratamento ou por utilizadores por este autorizados constitui uma instrução para a execução das operações de tratamento inerentes à funcionalidade seleccionada.
3. O Subcontratante não utilizará os dados pessoais tratados por conta do Responsável pelo Tratamento para publicidade, marketing, criação de perfis, comercialização de dados ou quaisquer outras finalidades próprias alheias à prestação do Serviço.

D) Categorias de titulares e tipos de dados pessoais

O tratamento poderá abranger, consoante a informação introduzida pelo Responsável pelo Tratamento:

• Titulares: clientes e contactos comerciais registados através do Facturalusa;
• Dados de identificação: nome, designação e número de identificação fiscal;
• Dados de contacto: morada, endereço de correio electrónico e telefone ou telemóvel;
• Dados documentais: dados pessoais constantes de facturas, facturas-recibo, recibos, notas de crédito, orçamentos, guias, encomendas e outros documentos gerados através do Serviço;
• Outros dados: observações ou outra informação introduzida pelo Responsável pelo Tratamento nos campos disponibilizados pelo Serviço.

O Facturalusa não se destina ao tratamento de categorias especiais de dados pessoais previstas no artigo 9.º do RGPD. O Responsável pelo Tratamento deverá abster-se de introduzir tais dados, bem como quaisquer dados pessoais que não sejam adequados, pertinentes e necessários às finalidades para as quais utiliza o Serviço.

E) Obrigações do Responsável pelo Tratamento

Compete ao Responsável pelo Tratamento:

1. Assegurar a licitude do tratamento e a existência de fundamento jurídico adequado para os dados pessoais introduzidos no Facturalusa;
2. Cumprir os deveres de informação perante os titulares dos dados e as demais obrigações que lhe sejam aplicáveis ao abrigo do RGPD;
3. Assegurar a exactidão, pertinência e adequação dos dados pessoais introduzidos;
4. Utilizar o Serviço apenas para finalidades legítimas e de acordo com a legislação aplicável;
5. Garantir que os utilizadores a quem concede acesso ao Serviço se encontram devidamente autorizados;
6. Não transmitir ao Subcontratante instruções que impliquem um tratamento contrário ao RGPD ou a outras disposições legais aplicáveis.

F) Obrigações do Subcontratante

O Subcontratante compromete-se a:

1. Tratar os dados pessoais apenas mediante instruções documentadas do Responsável pelo Tratamento, incluindo no que respeita a transferências de dados para países terceiros ou organizações internacionais, salvo quando o tratamento seja exigido pelo Direito da União Europeia ou pela legislação nacional aplicável.
2. Informar o Responsável pelo Tratamento, salvo proibição legal, caso uma obrigação legal determine um tratamento não baseado nas suas instruções.
3. Informar o Responsável pelo Tratamento caso considere que uma instrução viola o RGPD ou outras disposições aplicáveis em matéria de protecção de dados.
4. Assegurar que as pessoas autorizadas a tratar dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou se encontram sujeitas a uma adequada obrigação legal de confidencialidade.
5. Adoptar medidas técnicas e organizativas adequadas à protecção dos dados pessoais, tendo em conta a natureza, âmbito, contexto e finalidades do tratamento e os riscos para os direitos e liberdades das pessoas singulares.
6. Prestar ao Responsável pelo Tratamento a assistência prevista no presente Acordo e no artigo 28.º do RGPD, tendo em conta a natureza do tratamento e as informações disponíveis ao Subcontratante.

G) Confidencialidade e acesso para assistência técnica

1. O acesso administrativo aos dados das subscrições é limitado a pessoal autorizado do Subcontratante e será efectuado quando necessário à prestação de assistência técnica, diagnóstico e correcção de problemas, manutenção, segurança ou normal funcionamento do Serviço.
2. O pessoal autorizado deverá limitar o acesso aos dados à informação necessária à realização da intervenção em causa e fica sujeito às obrigações de confidencialidade aplicáveis.
3. As intervenções que impliquem alterações efectuadas pelo suporte técnico poderão ser registadas pelo Serviço para efeitos de rastreabilidade.

H) Segurança e cópias de segurança

1. O Subcontratante adoptará medidas técnicas e organizativas adequadas, nos termos do artigo 32.º do RGPD, destinadas a assegurar um nível de segurança adequado ao risco, incluindo mecanismos de controlo de acesso, protecção da infraestrutura, redundância, cópias de segurança e mecanismos de recuperação do Serviço.
2. O Subcontratante mantém mecanismos de cópia de segurança e recuperação destinados a assegurar a disponibilidade, integridade e recuperação dos dados e a continuidade do Serviço, de acordo com as políticas internas de retenção e segurança aplicáveis.
3. Quando dados sejam legitimamente eliminados dos sistemas activos, poderão permanecer temporariamente em cópias de segurança durante os respectivos períodos de retenção. Durante esse período, continuarão sujeitos às medidas de segurança aplicáveis e não serão utilizados para finalidades distintas da segurança, recuperação, continuidade do Serviço ou cumprimento de obrigações legais.

I) Comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira

1. Quando o Responsável pelo Tratamento active ou utilize funcionalidades de comunicação directa à Autoridade Tributária e Aduaneira, o Subcontratante procederá às operações de tratamento e transmissão necessárias à execução dessa funcionalidade.
2. Quando o Responsável pelo Tratamento opte pela utilização de ficheiros SAF-T ou de outros mecanismos de exportação, o Facturalusa disponibilizará a informação nos formatos suportados pelo Serviço, competindo ao Responsável pelo Tratamento efectuar as operações que não sejam executadas directamente pelo Facturalusa.

J) Direitos dos titulares dos dados

1. Tendo em conta a natureza do tratamento, o Subcontratante prestará assistência ao Responsável pelo Tratamento, através de medidas técnicas e organizativas adequadas e na medida do possível, para que este possa responder aos pedidos de exercício dos direitos dos titulares previstos no RGPD.
2. Caso o Subcontratante receba directamente um pedido relativo a dados tratados exclusivamente por conta do Responsável pelo Tratamento, encaminhará o titular para o respectivo responsável ou comunicará o pedido ao Responsável pelo Tratamento, conforme seja adequado.
3. O exercício dos direitos de rectificação e apagamento encontra-se sujeito às limitações e excepções legalmente aplicáveis, nomeadamente quando exista obrigação de conservação ou de preservação da integridade de documentos fiscalmente relevantes.
4. A alteração dos dados constantes da ficha de um cliente não determina a alteração retroactiva dos documentos anteriormente emitidos quando a respectiva integridade deva ser preservada nos termos da legislação aplicável.

K) Subcontratação ulterior

1. O Responsável pelo Tratamento concede ao Subcontratante autorização geral para recorrer a outros subcontratantes quando tal seja necessário à realização de operações específicas de tratamento abrangidas pelo presente Acordo.
2. Sempre que recorra a outro subcontratante para tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento, o Subcontratante impor-lhe-á, através de contrato ou outro acto jurídico aplicável, obrigações de protecção de dados equivalentes às previstas no presente Acordo, na medida exigida pelo artigo 28.º do RGPD.
3. O Subcontratante informará o Responsável pelo Tratamento sobre alterações pretendidas quanto à adição ou substituição de subcontratantes ulteriores, quando aplicável, permitindo-lhe apresentar objecções fundamentadas nos termos do RGPD.
4. A utilização de fornecedores de infraestruturas, telecomunicações, instalações ou outros serviços que não tenham acesso aos dados pessoais nem efectuem operações de tratamento desses dados por conta do Subcontratante não determina, por si só, a sua qualificação como subcontratantes ulteriores para efeitos do presente Acordo.

L) Transferências internacionais

Qualquer transferência de dados pessoais abrangidos pelo presente Acordo para países terceiros ou organizações internacionais será efectuada em conformidade com o Capítulo V do RGPD e demais legislação aplicável.

M) Violação de dados pessoais

1. O Subcontratante notificará o Responsável pelo Tratamento, sem demora injustificada, após ter conhecimento de uma violação de dados pessoais que afecte dados tratados por sua conta.
2. O Subcontratante disponibilizará, na medida em que estejam disponíveis, as informações razoavelmente necessárias para permitir ao Responsável pelo Tratamento cumprir as obrigações previstas nos artigos 33.º e 34.º do RGPD.
3. A notificação de uma violação de dados pessoais pelo Subcontratante não constitui reconhecimento de responsabilidade pela ocorrência.

N) Assistência ao Responsável pelo Tratamento

Tendo em conta a natureza do tratamento e as informações disponíveis, o Subcontratante prestará assistência razoável ao Responsável pelo Tratamento no cumprimento das obrigações relativas à segurança do tratamento, notificação e comunicação de violações de dados pessoais, avaliações de impacto sobre a protecção de dados e consultas prévias, nos termos dos artigos 32.º a 36.º do RGPD.

O) Demonstração de conformidade e auditorias

1. O Subcontratante disponibilizará ao Responsável pelo Tratamento as informações razoavelmente necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações que lhe sejam aplicáveis nos termos do artigo 28.º do RGPD.
2. O Responsável pelo Tratamento poderá, quando justificadamente necessário, solicitar a verificação do cumprimento das obrigações previstas no presente Acordo, privilegiando-se, sempre que adequado, a análise de documentação, procedimentos, relatórios ou outras evidências disponibilizadas pelo Subcontratante.
3. Qualquer auditoria ou inspecção será previamente acordada entre as partes quanto ao respectivo âmbito, data e condições de realização, devendo limitar-se ao necessário para verificar o cumprimento das obrigações do Subcontratante ao abrigo do presente Acordo e não poderá comprometer a segurança dos sistemas, a confidencialidade dos dados de outros clientes, os segredos comerciais do Subcontratante ou a continuidade do Serviço.
4. O presente Acordo não confere ao Responsável pelo Tratamento qualquer direito de acesso físico a centros de dados, instalações ou infraestruturas pertencentes ou operadas por terceiros, nem qualquer direito de acesso directo aos sistemas, bases de dados, credenciais, código-fonte ou demais componentes técnicas cuja divulgação possa comprometer a segurança do Serviço ou de terceiros.

P) Cessação, devolução e eliminação dos dados

1. Após a cessação da prestação do Serviço, o Subcontratante, consoante a escolha do Responsável pelo Tratamento, eliminará ou devolverá os dados pessoais tratados por sua conta, sem prejuízo dos dados cuja conservação seja exigida pelo Direito da União Europeia ou pela legislação nacional aplicável. A eliminação de dados existentes em cópias de segurança será efectuada de acordo com os respectivos ciclos de retenção e políticas internas de segurança aplicáveis.
2. O Subcontratante poderá conservar os dados pessoais cuja manutenção seja exigida pelo Direito da União Europeia ou pela legislação nacional aplicável durante o período legalmente exigido, restringindo o respectivo tratamento às finalidades que fundamentem essa conservação.
3. A informação integrada em documentos fiscalmente relevantes não será eliminada ou alterada quando a legislação aplicável imponha a sua conservação ou a preservação da integridade do documento.
4. Os dados existentes em cópias de segurança serão conservados de acordo com as políticas internas de retenção e segurança aplicáveis, sem prejuízo de períodos de conservação diferentes quando legalmente exigidos.

Q) Responsabilidade

Cada parte é responsável pelo cumprimento das obrigações que lhe sejam directamente aplicáveis ao abrigo do RGPD e da restante legislação de protecção de dados. O presente Acordo não transfere para o Subcontratante as obrigações que a lei atribua ao Responsável pelo Tratamento, nem limita os direitos dos titulares dos dados ou as competências das autoridades de controlo.

R) Integração contratual e prevalência

1. O presente Acordo constitui parte integrante das condições contratuais aplicáveis à utilização do Facturalusa e produz efeitos relativamente às subscrições em que o Subcontratante trate dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento.
2. A utilização ou manutenção de uma subscrição Facturalusa sujeita às condições contratuais do Serviço determina a aplicação do presente Acordo às operações de tratamento por ele abrangidas.
3. Em caso de conflito entre o presente Acordo e os Termos e Condições do Facturalusa relativamente a matérias especificamente respeitantes ao tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento, prevalecerá o presente Acordo.
4. O presente Acordo é celebrado em formato electrónico, nos termos permitidos pelo artigo 28.º, n.º 9, do RGPD, não sendo necessária a celebração de um documento individual em suporte de papel para cada subscrição.

S) Legislação aplicável e contactos

1. O presente Acordo é regulado pelo RGPD, pela legislação portuguesa aplicável em matéria de protecção de dados pessoais e, subsidiariamente, pelas disposições aplicáveis dos Termos e Condições do Facturalusa.
2. Questões relacionadas com o presente Acordo ou com o tratamento de dados pessoais efectuado através do Facturalusa poderão ser enviadas para geral@facturalusa.pt.

O presente Acordo aplica-se igualmente às Apps iOS & Android do Facturalusa, na medida em que através das mesmas sejam efectuadas operações de tratamento abrangidas pelo presente Acordo.